Årsrapport 2019 – Rennesøy kommune

Årsrapport 2019 Rennesøy kommune

4.2 Informasjon/service/politisk sekretariat

Hovedoppgaver til faggruppen er:

  • Resepsjonstjenester og publikumsinformasjon, herunder redaktøransvar for kommunens nettsider.
  • Sekretariatsoppgaver for alle politiske utvalg.
  • Post- og arkivtjenester, journalføring etc.
  • Brukerstøtte for kommunens felles IKT-systemer.

Kommunen opplever en gjennomgående stor pågang til nevnte tjenester både internt og eksternt. Mange innbyggere, politikere, media, interessenter og diverse organer velger å henvende seg til Rennesøy kommune. Dette fører til at kommunens medarbeidere innenfor informasjon og service har innholdsrike dager med gjennomgående høy dokumentstrøm. Avdelingen startet i 2018 et arbeid med å kartlegge antall og type henvendelser til kommunens sentralbord. Foreløpige kartlegginger viser at stadig flere innbyggere og interessenter bruker kommunens digitale flater til å søke informasjon. Antall direkteoppmøtende og telefoner er på et lavt nivå, og stadig synkende.

Kommunen har brukt mye tid og ressurser på å digitalsere kommunens historiske arkiv. Dette har vært avgjørende for ettertiden, og for å sikre gjenfinnbarehet for saksbehandlere i nye Stavanger.