4.1 Innledning

Et overordnet mål med arbeidet i fellestjenestene er å bidra til effektiv, god og samordnet ledelse og planlegging av kommunens totale virksomhet. I tillegg inngår kommunejurist og andre felles administrative oppgaver i kommunen. Politisk styring inngår også i fellestjenester med eget ansvarsområde. Avdelingen Fellestjenester blir ledet av organisasjons- og personalsjef.

Fellestjenester har gjennom delegasjon fra rådmannen det overordnede ansvar for alle kommunens sentraliserte tjenester innen områdene: personalforvaltning, IKT, informasjon, post, arkiv, politisk sekretariat, forhandlinger, HMS, økonomiforvaltning (herunder lønn, regnskap og skatt) samt kommunens overordnede organisatoriske utviklingsarbeid.

For å ivareta disse oppgavene er arbeidet organisert i fire faggrupper:

• IKT
• Informasjon/service/politisk sekretariat
• Personal/lønn
• Økonomi/skatt

Fellestjenester utfører administrative oppgaver sammen med alle kommunens tjenesteområder.

Avdelingen hadde pr. 31.12.19 totalt 10,52 årsverk. Nedenfor følger fordeling av stillingsressursene i 2019:

Antall årsverk	2019
Rådmann	1,00
Organisasjons- og personalsjef	1,00
Fagområdet informasjon/service/ politisk sekretariat	2,80
Fagområdet lønn	0,80
Fagområdet personal	1,00
Fagområdet økonomi/skatt	1,91
Kommunejurist	1,00
Prosjektstilling kommunereform*	1,00
Totalt	10,51

4.2 Informasjon/service/politisk sekretariat

Hovedoppgaver til faggruppen er:

• Resepsjonstjenester og publikumsinformasjon, herunder redaktøransvar for kommunens nettsider.
• Sekretariatsoppgaver for alle politiske utvalg.
• Post- og arkivtjenester, journalføring etc.
• Brukerstøtte for kommunens felles IKT-systemer.

Kommunen opplever en gjennomgående stor pågang til nevnte tjenester både internt og eksternt. Mange innbyggere, politikere, media, interessenter og diverse organer velger å henvende seg til Rennesøy kommune. Dette fører til at kommunens medarbeidere innenfor informasjon og service har innholdsrike dager med gjennomgående høy dokumentstrøm. Avdelingen startet i 2018 et arbeid med å kartlegge antall og type henvendelser til kommunens sentralbord. Foreløpige kartlegginger viser at stadig flere innbyggere og interessenter bruker kommunens digitale flater til å søke informasjon. Antall direkteoppmøtende og telefoner er på et lavt nivå, og stadig synkende.

Kommunen har brukt mye tid og ressurser på å digitalsere kommunens historiske arkiv. Dette har vært avgjørende for ettertiden, og for å sikre gjenfinnbarehet for saksbehandlere i nye Stavanger.

4.3 Personal/lønn

Hovedoppgaver til faggruppen er:

• Personalpolitiske utviklings- og forvaltningsoppgaver knyttet til å rekruttere, utvikle, beholde og avvikle
• Forhandlinger
• Lønnsproduksjon, lønnsfastsettelse og løpende utbetalinger, pensjon, registrering/ oppfølging av sykefravær etc
• Lønnsfører for Rennesøy kirkelig fellesråd
• Overordnet HMS arbeid
• Bidragsyter til prosjekt Virksomhetsoverdragelse, «nye Stavanger»

Rennesøy kommune avviklet i 2018 samarbeidet kommunen har hatt om lønnsfunksjonen med Sandnes kommune. Fra og med januar 2019 er lønnsfunksjonen overtatt av Stavanger kommune. Stavanger har som Sandnes et robust fagmiljø, til Rennesøys fordel. Ved et samarbeid av denne type står kommunen bedre rustet til å møte fremtiden, blant annet i lys av dupliseringsmekanismer, samt tilgang til lønnsfaglig kompetanse.

Kommunens ledere har selvstendig personalansvar og det er derfor av vesentlig betydning at organisasjon- og personal gir premisser til organisasjonen og støtter lederne i personalrelaterte saker. Samhandlingen mellom organisasjon- og personal og tjenesteområdene med tilhørende ledere beskriver som konstruktivt og godt.

Rennesøy har sammen med Randaberg, Kvitsøy og Sokndal hatt et IT-teknisk samarbeid om løsningen knyttet til kommunens lønns- og personalsystem. Randaberg påtok seg i innføringsfasen et koordineringsansvar av application service provider (ASP)-løsningen, som først ved utgangen av 2019 ble viderefakturert de øvrige kommunene for årene 2016, 2017 og 2018. Rennesøy fikk derfor en økt belastning på IKT regnskapet for 2019 knyttet til dette.

4.3.1 Inkluderende arbeidsliv

Rennesøy kommune er en IA bedrift. Rennesøy kommune har hatt en målrettet IA-satsning rettet mot barnehagesektoren, da kommunens barnehager over tid har hatt et høyt egen-/ og legemeldt sykefravær. Kommunen har oppnådd gode resultater i arbeidet med nærvær/sykefravær, og fikk sågar god mediepublisitet for dette i 2018. Ansatte og ledere i sektoren har gitt uttrykk for at satsningen har hatt god effekt.

Det løpende arbeidet med inkluderende arbeidsliv gjennom kommunens IA-kontakt ved NAVs arbeidslivssenter har vært en god pådriver og støttespiller i dette arbeidet og ønsker enda tettere kontakt med enhetsledere.

4.3.2 Samarbeid med tillitsvalgte

Rådmannen gjennomførte i 2019 lokale lønnsforhandlinger i Hovedtariffavtalens kap. 5 (stillinger med spesielle kompetansekrav), 3.4.2 (enhetsledere) , 3.4.1 (rådmannens ledergruppe) og 3.4.3 (stillinger med fag, personal eller økonomiansvar). Rådmannen har evaluert prosessen med tillitsvalgte og tar med seg konstruktive innspill fra fagorganisasjonene. I sum opplevde partene ryddige forhandlinger. Et viktig verktøy i forhandlingene er kommunens lønnspolitiske plan. Planen gir et godt utgangspunkt for felles fokus i forhandlingene. Det var ingen brudd i forbindelse med de lokale lønnsforhandlingene. Kommunen kom følgelgelig til enighet med samtlige fagforeninger innenfor politisk vedtatt ramme.

Det er avholdt faste kontakt- og drøftingsmøter med tillitsvalgte. Kontaktmøtet er den arenaen i kommunen hvor fagforeningene møter arbeidsgiver på konsernnivå. Sakene som behandles skal være av overordnet og generisk karakter. Møtene har i 2019 blitt gjennomført annenhver måned.

Rådmannen beskriver samarbeidet med de tillitsvalgte som godt, og opplever at ledelse og representanter for de ansatte samhandler i henhold til Hovedavtalens intensjoner.

4.4 Økonomi/skatt

Hovedoppgaver til faggruppen er:
• Kommuneregnskap og innkreving av kommunale krav, herunder fakturering av husleie og årsavgifter for vann, avløp og renovasjon.
• Regnskapsfører for Rennesøy kirkelig fellesråd.
• Skatteregnskap og skatteinnkreving gjennom vertskommunesamarbeid med Stavanger kommune.

En stor mengde bilag behandles i regnskapssystemet i løpet av et år:

Bilagstype	2015	2016	2017	2018	2019
Inngående fakturaer	8 349	8 402	8 624	8 748	8 944
Hovedboksbilag	2 126	2 054	2 296	3 071	3 255
Utgående fakturaer	12 573	12 612	12 880	12 058	13 511

I tillegg kommer behandling av returfiler fra banken i forbindelse med remittering og innlesing av lønnsfiler.

4.5 Felles administrative kostnader

Under dette ansvarsområdet ligger ulike felles administrative kostnader som gjelder hele organisasjonen. Eksempler på dette er telefonutgifter, bedriftshelsetjenesten og stillingsannonsering. I tillegg er midler til seniortiltak og lærlingordningen budsjettert her samt overføringer til kirken.

4.6 IKT

Rennesøy kommune inngikk en samarbeidsavtale med Stavanger kommune om IKT i 2013.

Det overordnet formålet med IKT-samarbeidet mellom Rennesøy og Stavanger er å bidra til fornyingstiltak som på ulike måter kan gi grunnlag for systematisk kvalitetsutvikling av tjenestene, bedre ressursutnytting og økonomistyring i begge kommunene. Samarbeidet skal resultere i styrking av den totale IKT innsatsen både i Rennesøy og Stavanger. Lisenskostnadene har i 2019 økt, hvilket har hatt betydning for Stavanger kommunes fakturering av IT tjenester.

Valget om å inngå en forpliktende samarbeidsavtale med Stavanger kommune var en langsiktig strategisk satsing for Rennesøy kommune.

Den samlede tilgangskapasitet/internettkapasitet til kommunens lokasjoner er på et tilfredsstillende nivå.

4.7 Lærlinger

Fra 2019 overtok Opplæringskontoret i Stavanger kommune ansvaret for lærlingeordningen også på Rennesøy kommunes vegne. Dette innbar blant annet felles systemer og utlysninger.

I forbindelse med felles lærlingerekruttering med Stavanger og Finnøy, mottok Rennesøy 6 nye lærlinger. I tillegg hadde kommunen 3 eksisterende lærlinger, og oppfylte i så måte kommunestyrets vedtak om å ha 8 lærlinger.

4.8 Likestilling

Ref. kommunelovens § 48 nr. 5 skal det i årsberetningen redegjøres for den faktiske tilstanden når det gjelder likestilling i fylkeskommunen eller kommunen. Det skal også redegjøres for tiltak som er iverksatt, og tiltak som planlegges iverksatt for å fremme likestilling og for å hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingsloven, samt for å fremme formålet i diskrimineringsloven om etnisitet, diskriminerings- og tilgjengelighetsloven og diskrimineringsloven om seksuell orientering.

Rennesøy kommune har hatt som mål å praktisere likestilling på alle kommunens tjenesteområder og sikre at politikere og administrasjonen i kommunen følger likestillingsloven og dens intensjoner.

Både i forhold til daglig drift og rekruttering av ansatte tilstrebes mest mulig lik behandling av begge kjønn. En likere fordeling mellom kjønnene vil fortsatt være et viktig moment i rekrutteringsarbeidet fremover. Som et generelt tiltak har Rennesøy utformet standard for stillingsannonser der det klart fremgår at kommunen har et ønske om større mangfold. Alle interesserte oppfordres til å søke uavhengig av alder, kjønn, funksjonshemming eller etnisk tilhørighet.

Rådmannens ledergruppe bestod i 2019 av 2 kvinner og 4 menn.

4.9 Verdier og etikk

Arbeidsgiverpolitikk er de verdier, holdninger og den praksis som arbeidsgiver legger til grunn og står for i sitt forhold til de ansatte. Rennesøy kommune har ingen vedtatt og uttalt arbeidsgiverstrategi, men har en vedtatt visjon for Rennesøy: Det gode liv – på dei grøne øyane. Rennesøy kommunes kjerneverdier er raus, ansvarlig og engasjert, og skal underbygge visjonen samt være et godt kompass i hverdagens etiske valg og dilemma. Rådmannen har systematisk arbeidet med synliggjøring av kjerneverdiene. Det er rådmannens vurdering at kjerneverdiene stadig blir bedre kjent i organisasjonen.

I det daglige utøves arbeidsgiverpolitikken av kommunens ledere. Rennesøy kommune legger derfor vekt på å utvikle et helhetlig, utfordrende og solid lederskap. Rådmannen har fokus på at lederforum (forum for kommunens enhetsledere) på sine samlinger skal ha element av både informasjon om og refleksjon rundt lederrollen. Refleksjon rundt lederrollen har blant annet som mål å styrke relasjonen mellom leder, medarbeider og tillitsvalgt.

Kommunestyret har regulert at ILO-konvensjon 94 om lønns- og arbeidsvilkår skal legges til grunn ved offentlig anbud.

Nye bygg i Rennesøy kommune tilfredsstiller tilgjengelighetslovens krav til universell utforming.

4.10 HMS

Samtlige verneområder leverer årlig, etter utgangen av 4. kvartal, en årsrapport innenfor HMS-området. Rapporten fylles ut av leder og verneombud og legger grunnlag for rapport som legges frem for Arbeidsmiljøutvalget (AMU) i 1. halvår påfølgende år.

HMS er et fast tema på agendaen i de ukentlige møtene i rådmannens lederteam. Alle ledere plikter å varsle om saker som angår HMS, herunder etikk. I tillegg driver hver enkelt enhet kontinuerlig HMS arbeid i egne enheter.

Bedriftshelsetjenesten deltar på alle møter i arbeidsmiljøutvalget og det utarbeides egen årsplan for samarbeidet. Rennesøy sa opp sin avtale med Aktimed BHT i 2018, og ble en del av Stavanger kommunes interne BHT pr. 01.04.19.

4.10.1 Vernetjenesten

Rennesøy kommune hadde i 2019 18 verneområder og 1 hovedverneombud. Kommunen byttet hovedverneombud i august 2019.

4.11 Sykefraværet

Rennesøy kommune hadde i 2019 et sykefravær på 6,3 % (opp fra 5,2 %  i 2018). Rådmannen viser til viktigheten av satsningen på inkluderende arbeidsliv gjennom 2019, samt at enhetenes målrettede arbeid med sykefravær gir gode resultater. Tallene er gode sett i kontekst av at kommunen er i stor omstilling, knyttet til etableringen av Nye Stavanger. Kommunen har også fått nasjonal oppmerksomhet knyttet til resultatene knyttet til nærvær.

Det er fortsatt stor oppmerksomhet på kvalitet i oppfølging av sykemeldte. Kommunens arbeid har fått nasjonal interesse med flere gledelige oppslag i media, og ble invidert til en stor nasjonal sykefraværskonferanse for å dele erfaringer. Kommunens organisasjons- og personalsjef deltok fra kommunen.